Einleitung
In der Schweizer Immobilienbewirtschaftung gehört die Instandhaltung zu den zeitintensivsten Aufgabenfeldern. Sobald ein Schaden die Schwelle des kleinen Unterhalts (Art. 259 OR) überschreitet – sei es ein defekter Warmwasserboiler, ein Motorschaden an den Lamellenstoren oder ein feuchter Kellerraum –, steht die Bewirtschaftung vor einer strategischen Frage:
Lohnt sich das Einholen mehrerer Offerten zur Kostenoptimierung, oder sollte der Auftrag direkt an den bewährten Stammbetrieb vergeben werden?
Während Eigentümer aus Kostengründen häufig nach Vergleichsangeboten verlangen, zeigt die Praxis in den Verwaltungen ein anderes Bild: Der interne Aufwand für das Erstellen von Leistungsbeschrieben, die Koordination von Besichtigungsterminen mit Mietern sowie das mühsame Nachfassen von Angeboten frisst vermeintliche Preisvorteile im Handwerkerangebot oft vollständig auf.
Das Dilemma der Offerteneinholung bei Klein- und Mittelreparaturen
Das Prinzip der wirtschaftlichen Geschäftsführung verleitet viele Verwaltungen dazu, auch bei Auftragsvolumina zwischen CHF 500.– und CHF 3'000.– mindestens zwei bis drei Angebote einzuholen. Was auf dem Papier nach sorgfältiger Mandatsführung aussieht, entpuppt sich bei genauer Prozesskostenanalyse oft als massiver Margenkiller.
Typische Reibungsverluste im klassischen Ausschreibungsprozess:
- Unvollständige Schadenbilder: Handwerker können ohne Vor-Ort-Besichtigung selten eine verbindliche Offerte abgeben.
- Termin-Pingpong: Die Koordination zwischen drei verschiedenen Handwerkern und dem Mieter bindet unzählige Telefonate und E-Mails.
- Lange Leerlauf- und Wartezeiten: Bis drei vergleichbare Offerten vorliegen, vergehen oft zwei bis vier Wochen – die Unzufriedenheit auf Mieterseite steigt massiv.
- Äpfel-mit-Birnen-Vergleiche: Ohne standardisierte Leistungsverzeichnisse (z. B. nach NPK/SIA) unterscheiden sich die Offerten in Materialqualität, Regieansätzen und Kleinmaterialpauschalen so stark, dass ein echter Preisvergleich enorm zeitaufwendig ist.
Prozesskosten im Vergleich: Stammbetrieb vs. Offertrunde
Geht man von einem internen Stundensatz eines Bewirtschafters von CHF 100.–/h (Vollkostenrechnung) aus, zeigt die Gegenüberstellung der Prozessschritte den wahren Aufwand:
| Prozessschritt | Direkte Vergabe an Stammbetrieb | Einholen von 3 Offerten (klassisch) |
|---|---|---|
| Auftrags-/Ausschreibungserstellung | 5 Min. (Kurzauftrag) | 25 Min. (Detaillierter Beschrieb) |
| Terminkoordination Besichtigungen | 0 Min. (Direkt mit Mieter) | 30 Min. (Mehrere Handwerker & Mieter) |
| Nachfassen & Angebotsprüfung | 0 Min. | 35 Min. (Mahnungen, Tabellenvergleich) |
| Eigentümer-Rapport & Freigabe | 5 Min. | 15 Min. (Gegenüberstellung präsentieren) |
| Rechnungskontrolle & Abschluss | 10 Min. | 10 Min. |
| Interner Zeitaufwand Verwaltung | 20 Minuten | 115 Minuten (~ 2 Stunden) |
| Interne Prozesskosten | ca. CHF 33.30 | ca. CHF 191.70 |
Praxishinweis: Bei einem Auftragsvolumen von CHF 1'200.– spart eine günstigere Offerte vielleicht CHF 100.– bis 150.– beim Handwerker ein. Da der interne Koordinationsaufwand der Verwaltung jedoch um rund CHF 160.– ansteigt, entsteht unter dem Strich ein volkswirtschaftlicher Verlust für das Mandat.
Das Risiko der reinen Stammbetrieb-Vergabe
Bedeutet das, dass Verwaltungen blind jeden Auftrag an den langjährigen Stammhandwerker geben sollten? Nicht zwingend, denn auch dieser Weg birgt Risiken:
1. Eingeschlafene Preiskontrolle: Ohne regelmässigen Marktvergleich steigen Stundensätze und Materialaufschläge bei Stammbetrieben über die Jahre oft unbemerkt an.
2. Kapazitätsengpässe: Hat der Stamm-Sanitär keine freien Ressourcen, verzögert sich die Instandstellung, was zu Mietzinsreduktionsforderungen (Art. 259d OR) führen kann.
3. Erklärungsnot gegenüber Eigentümern: Anspruchsvolle institutionelle oder private Eigentümer fordern zunehmend Belege für marktgerechte Konditionen.
Die Lösung: Digitale Vernetzung schliesst die Effizienzlücke
Um dieses Dilemma aufzulösen, benötigt die Bewirtschaftung einen Prozess, der die Geschwindigkeit der Direktvergabe mit der Preistransparenz eines Marktplatzes verbindet – ohne den administrativen Koordinationsaufwand.
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